Viden

Fire skridt til en effektiv politikstyring i koncernøkonomifunktioner

Mikael Juhl
30. maj, 2024

For en organisation er det afgørende, at koncernøkonomifunktionen udvikler og implementerer politikker, der sikrer den økonomiske kontrol og transparens. Men det er ikke nok blot at udstede disse politikker. For at de skal være effektive og bringes til live i din organisation, er der fire væsentlige skridt, du bør følge:

1. Politikker (skal udarbejdes og offentliggøres)

2. Uddannelse (relevante medarbejdere skal uddannes og trænes for at forstå politikker)

3. Opfølgning (nødvendigt med opfølgning og controlling for at forstå om politikker følges)

4. Sanktionering (der skal være sanktioner og konsekvenser såfremt politikker ikke følges).

Lad mig uddybe:

1. Udvikling af politikker

Første skridt er at udvikle klare og præcise politikker. De skal definere de økonomiske procedurer og standarder, som organisationen skal følge.

Politikdokumenterne skal være detaljerede og forståelige, så de giver medarbejderne en tydelig retning. Det er også vigtigt, at politikkerne er i overensstemmelse med gældende love og regnskabsstandarder.

Ved at inkludere input fra relevante afdelinger sikrer man, at politikkerne er praktisk anvendelige og tager hensyn til virksomhedens specifikke behov.

2. Uddannelse

Når politikkerne er udarbejdet, skal relevante medarbejdere uddannes i deres anvendelse.

Effektiv træning sikrer, at alle forstår både indholdet og formålet med de økonomiske retningslinjer. Det kan gennemføres via workshops, træningsmoduler og kontinuerlige læringssessioner og kommunikation.

En grundig uddannelse hjælper med at forankre politikkerne i medarbejdernes daglige arbejde, hvilket reducerer risikoen for fejl og sikrer økonomisk integritet.

3. Opfølgning

Opfølgning og controlling er kritisk for at sikre, at politikkerne følges korrekt. Det kan indebære regelmæssig revision og controlling, interne kontroller og evalueringer af økonomiske rapporter.

Gennem systematisk opfølgning kan ledelsen identificere eventuelle afvigelser og områder, hvor der er behov for forbedring.

Denne proces sikrer, at politikkerne ikke bare er teoretiske, men også praktisk anvendelige og effektive i deres formål.

4. Sanktionering

Selvom uddannelse og opfølgning er vigtige, er det også nødvendigt at have en klar sanktionspolitik for dem, der ikke følger retningslinjerne.

Sanktioner kan variere fra advarsler og ekstra uddannelse og træning til mere alvorlige konsekvenser som disciplinære handlinger.

Formålet med sanktioner er ikke at straffe, men at fremhæve vigtigheden af at overholde de økonomiske politikker og sikre ansvarlighed.

Ved at følge disse fire skridt – politikudvikling, uddannelse, opfølgning og sanktionering – kan koncernøkonomifunktionen sikre, at økonomiske politikker bliver integreret i virksomhedens drift. Dette skaber en stærk og ansvarlig økonomisk kultur, hvor der er klarhed, transparens og konsekvens i økonomistyringen og -rapporteringen. Det sikrer, at organisationen kan opretholde økonomisk stabilitet og integritet i alle sine aktiviteter.